Wer Kunden im EU-Ausland hat, muss beim Schreiben der Rechnung beachten, dass das Verfahren hinsichtlich der Umsatzsteuer grundsätzlich anders ist als innerhalb des Landes. EU-weit gibt es eine Regelung mit dem Namen „Reverse-Charge-Verfahren“, die du kennen und anwenden musst.
Deine Rechnung wird ein bisschen anders aussehen als die Rechnungen an Unternehmen, die im selben Land ihren Sitz haben wie du – und zusätzlich bist du zur sogenannten „Zusammenfassenden Meldung“ an das Bundeszentralamt für Steuern verpflichtet.
Hinweis auf der Rechnung zum Reverse-Charge-Verfahren
Auf deiner Rechnung muss klar ersichtlich sein, weshalb die fällige Umsatzsteuer nicht ausgewiesen ist. Deshalb muss deine Rechnung ins EU-Ausland einen Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten. Eine mögliche Formulierung für diesen Hinweis ist zum Beispiel: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.“
Die Zusammenfassende Meldung im Reverse-Charge-Verfahren
Normalerweise schlägst du auf deine Rechnungen an Unternehmen im selben Land Umsatzsteuer auf, die du ans Finanzamt weiterleitest. Bei Rechnungen an andere Länder innerhalb der EU führst nicht du die Umsatzsteuer ans Finanzamt ab, sondern der Rechnungsempfänger selbst. Das bedeutet, dass du auf deiner Rechnung ins EU-Ausland auch keine Umsatzsteuer ausweist. Für Datenaustausch und -abgleich (oder anders gesagt: Für die Kontrolle, ob der Rechnungsempfänger im eigenen Land auch tatsächlich die anfallende Umsatzsteuer abführt) dient die Zusammenfassende Meldung, die du ans Bundeszentralamt für Steuern abgeben musst.
Wer keine Zusammenfassende Meldung abgibt oder die Meldefrist versäumt, muss mit einer empfindlichen Geldstrafe rechnen.
Diese Angaben brauchst du für die Zusammenfassende Meldung:
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID) deines Kunden im EU-Ausland
- deine eigenen Daten (Anschrift und deine eigene UST-ID)
- Rechnungsbetrag
Bei der Rechnungsstellung ins EU-Ausland muss auf einiges geachtet werden
Meldungsfrist:
Du kannst deine Zusammenfassende Meldung monatlich ans Bundeszentralamt für Steuern senden. Dazu bist du nicht verpflichtet bei Umsätzen aus dem EU-Ausland, die unterhalb von 50.000 Euro liegen: Dann genügt eine vierteljährliche Meldung. Die monatliche Meldung steht dir als Option aber auch dann zur Verfügung.
Die Zusammenfassende Meldung muss immer bis zum 25. Kalendertag des Monats, der auf den Meldezeitraum folgt, geschehen sein.
Versand der Zusammenfassenden Meldung:
Die Meldung muss elektronisch geschehen und geschieht wie auch bei deiner Umsatzsteuervoranmeldung nach Registrierung beim ElsterOnline-Portal.
Mit Billomat Rechnungen ins Ausland ganz einfach schreiben
Eine Rechnungs-Software wie Billomat hilft dir dabei, deine Rechnungen ins Ausland rechtssicher zu gestalten. Für den Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren stehen dir Freifelder zur Verfügung, in die du jede notwendige Formulierung einfügen kannst. In den Stammdaten deiner Auslandskunden kannst du wichtige Informationen wie seine UST-ID hinterlegen und jederzeit abrufen.
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